Nómina electrónica: qué es y a quién aplica

Si tienes empleados y quieres deducir esos pagos en tu declaración de renta, tienes que transmitirle a la DIAN un documento electrónico por cada período de nómina.

Se llama documento soporte de pago de nómina electrónica, y es la parte de la facturación electrónica que más se pasa por alto, porque no se parece a una factura y mucha gente ni siquiera sabe que existe.

Qué es y por qué existe

Antes, el soporte de un pago de nómina era la planilla interna de la empresa. La DIAN no tenía visibilidad de esos pagos hasta la declaración anual.

Con la nómina electrónica, cada período de pago se transmite a la DIAN con el detalle de los devengados y las deducciones de cada trabajador. Así la entidad ve los pagos laborales cerca del momento en que ocurren.

Es un documento que se transmite, no que se entrega. No se le da al empleado como si fuera una factura: se le envía a la DIAN. El empleado sigue recibiendo su desprendible normal.

A quién le aplica

A quienes hacen pagos derivados de una relación laboral y pretenden deducir esos pagos como costo o gasto en su declaración de renta.

La condición determinante es la deducción. Si no vas a deducir esos pagos, técnicamente no tienes la obligación, pero en la práctica cualquier empresa con empleados quiere deducirlos.

Aplica tanto a personas jurídicas como a personas naturales que tengan empleados. Un negocio pequeño con dos empleados a su nombre también está dentro.

Qué se transmite

El documento incluye la identificación del empleador y del trabajador, y el detalle de:

• Devengados: salario, auxilio de transporte, horas extras, recargos, comisiones, bonificaciones, vacaciones, primas, cesantías
• Deducciones: salud, pensión, fondo de solidaridad, retención en la fuente, embargos, libranzas, aportes voluntarios
• El valor neto pagado

Cada concepto tiene una clasificación específica que la DIAN define. Poner un concepto en la categoría equivocada es una de las causas frecuentes de rechazo.

Periodicidad y plazos

La transmisión es mensual, y hay un plazo para hacerla después de cerrado el mes. El calendario de plazos aplicable es ⚠ verificar: calendario vigente de transmisión de nómina electrónica.

También existen notas de ajuste para corregir un documento ya transmitido, con la misma lógica que las notas crédito de facturación: no se borra, se corrige con otro documento.

Los problemas prácticos que aparecen

El concepto mal clasificado. Una bonificación que se registra como salario cuando no lo es, o al revés. Cambia los cálculos y genera rechazo.

El empleado que ingresó a mitad de mes. Los períodos parciales hay que reportarlos correctamente, y es donde más se equivoca la gente que lo hace a mano.

Liquidaciones y contratos terminados. Tienen tratamiento propio y no se reportan como un pago mensual normal.

Hacerlo en Excel. Con dos empleados es viable. Con quince deja de serlo, porque cada transmisión requiere generar el documento en el formato correcto, firmarlo y enviarlo.

Qué necesitas para cumplir

1. RUT actualizado con las responsabilidades correspondientes
2. Habilitación para nómina electrónica en el portal de la DIAN, que es un proceso distinto al de facturación
3. Un sistema que lo genere, o hacerlo por el portal si son pocos empleados
4. Los conceptos de nómina bien clasificados desde el principio

El punto 4 es el que determina si esto funciona o se convierte en una corrección mensual. Conviene sentarse una vez con el contador y dejar bien mapeados los conceptos, en vez de descubrir los errores transmisión por transmisión.

Preguntas frecuentes

¿Se lo tengo que entregar al empleado? No. Se transmite a la DIAN. El empleado sigue recibiendo su desprendible de pago normal.

Tengo un solo empleado. ¿También me aplica? Si vas a deducir ese pago, sí. No hay un mínimo de empleados que te exima.

¿Y los contratistas por prestación de servicios? No van por nómina electrónica, porque no hay relación laboral. Ellos deben facturarte, y si no están obligados a facturar, entonces aplica el documento soporte.

¿Qué pasa si no la transmito? El riesgo principal es el rechazo de la deducción de esos pagos, lo que aumenta tu impuesto de renta. Puede haber además consecuencias sancionatorias: ⚠ verificar: régimen sancionatorio aplicable a la nómina electrónica.

¿Gran Mayorista maneja nómina? Gran Mayorista incluye gestión de empleados y nómina para la operación interna del negocio. La transmisión electrónica a la DIAN es parte del portal que estamos construyendo y todavía no está disponible.