Control de inventario en una distribuidora mayorista

Una distribuidora rara vez quiebra por falta de ventas. Quiebra porque nadie sabe con certeza cuánto hay en bodega, cuánto está vendido pero sin cobrar, y cuánta plata está parada en referencias que no rotan.

Al principio se lleva de memoria. Después en un cuaderno. Luego en un Excel que un empleado actualiza cuando puede. Y llega un punto (normalmente entre las quinientas y las mil referencias) en que ese Excel deja de ser una herramienta y se convierte en el problema.

Las tres preguntas que hay que poder responder en cualquier momento

Todo el control de una distribuidora se reduce a responder tres cosas sin levantarse del puesto:

1. ¿Qué tengo? Existencias reales por referencia y por bodega, ahora mismo.
2. ¿Qué vendí? Con qué margen, a qué cliente y quién hizo la venta.
3. ¿Quién me debe? Cuánto, desde cuándo y con qué plazo vencido.

Si para responder cualquiera de las tres tienes que llamar a alguien o abrir tres archivos, ese es el proceso que hay que arreglar primero.

Por qué el Excel se rompe

No es que Excel sea malo. Es que no fue hecho para esto, y falla siempre por los mismos cuatro lados:

Una sola persona a la vez. Dos personas no pueden actualizar el mismo archivo sin pisarse. Aparecen versiones paralelas y nadie sabe cuál es la buena.

No hay historial. Si el stock de una referencia bajó de 400 a 60, el Excel te muestra el 60. No te dice cuándo bajó, por qué, ni quién lo movió.

Se separa de la venta. El inventario está en un archivo y las ventas en otro. Alguien tiene que sincronizarlos a mano, y ese alguien un día se enferma.

No sabe de bodegas. Manejar tres bodegas en un Excel plano significa tres columnas, y tres columnas significan tres oportunidades de equivocarse en cada movimiento.

Los cinco procesos que hay que ordenar, en este orden

Antes de pensar en software, conviene tener claro qué se va a ordenar. Este es el orden que funciona, del más urgente al menos:

1. Entrada de mercancía. Toda unidad que entra queda registrada con proveedor, costo y fecha. Sin esto, el costo de venta es una suposición y el margen que crees tener no es el que tienes.

2. Salida por venta. Cada venta descuenta existencias en el momento, no al final del día. Si el descuento se hace después, siempre habrá una ventana en la que vendes algo que ya no existe.

3. Ubicación por bodega. Cada referencia tiene existencias por bodega, no un total global. "Hay 200" no sirve si 180 están en otra sede a dos horas de camino.

4. Cartera ligada a la venta. La deuda no vive en una libreta aparte: nace de la venta que la generó. Así puedes ver de una cuánto te debe un cliente y de qué facturas viene.

5. Alertas de stock. El sistema te avisa antes de que se agote lo que más rota, no cuando el cliente ya preguntó y no había.

Qué debe resolver un sistema, en concreto

Cuando estés evaluando opciones, revisa que haga estas cosas. No es una lista de deseos: es el mínimo para que una distribuidora deje de operar a ciegas.

• Inventario por bodega, con traslados entre sedes que dejen rastro.
• Costo promedio o costo por lote, para que el margen sea un dato y no una impresión.
• Listas de precios por tipo de cliente. Un mayorista no le cobra igual al que lleva una caja que al que lleva veinte.
• Cartera con edades de vencimiento: qué está a 30, a 60 y a 90 días.
• Historial de movimientos por referencia. Poder responder "¿quién movió esto?".
• Reportes de rotación, para ver qué referencias están consumiendo capital sin vender.
• Control por usuario. El que despacha no debería poder cambiar precios.

La señal de que ya te quedaste corto

Hay un momento en que el negocio te lo dice solo. Si te suena alguna de estas, ya pasaste el punto:

• Haces inventario físico y la diferencia con el papel es de más del 5%.
• Vendiste algo que no tenías y tuviste que llamar al cliente a devolverle la plata.
• No sabes cuál es tu producto más rentable, solo cuál es el que más vendes.
• Para saber cuánto te debe un cliente, tienes que revisar el WhatsApp.
• Tienes plata quieta en referencias que llevan meses sin salir y no sabes cuánta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo migrar mi Excel a un sistema o toca digitar todo de nuevo? Se puede migrar. Un catálogo en Excel con código, nombre, costo, precio y existencias se carga sin digitar referencia por referencia. Lo que casi nunca se migra bien es el historial viejo, y normalmente no vale la pena intentarlo: se arranca con el saldo actual.

¿Cuánto se demora tener el inventario cuadrado? La carga del catálogo es cuestión de horas. Cuadrar el inventario contra la realidad depende de tu bodega, y ese conteo físico inicial es un trabajo que no se puede saltar. Es incómodo una vez y te ahorra el descuadre permanente.

¿Sirve si tengo una sola bodega? Sí, aunque el salto se nota más con varias. Con una sola bodega el mayor beneficio suele estar en la cartera y en el margen real por referencia.

¿Y si además vendo al detal? Ahí necesitas listas de precios diferenciadas y, probablemente, un punto de venta. Puedes ver AutomatIQ POS para la parte de mostrador y Gran Mayorista para la de distribución.