Proveedor tecnológico o el servicio gratuito de la DIAN

Hay tres formas de emitir factura electrónica en Colombia y cada una sirve para un tipo de negocio distinto. La decisión no es de presupuesto: es de volumen y de integración.

Las tres opciones

1. La solución gratuita de la DIAN

La DIAN ofrece un servicio gratuito de facturación electrónica en su portal. Entras, llenas los datos de la factura y la emites.

A favor: no cuesta nada, está siempre disponible y cumple la norma.

En contra: es manual. Cada factura se digita a mano, una por una, en un portal separado de tu sistema de ventas. No se integra con tu inventario ni con tu punto de venta, así que terminas registrando cada venta dos veces: en tu sistema y en el portal.

Para quién sirve: negocios que emiten pocas facturas al mes. Si son diez, es perfectamente viable. Si son doscientas, es una persona de tiempo completo digitando.

2. Un proveedor tecnológico

Empresas formalmente autorizadas por la DIAN cuyo negocio es emitir documentos electrónicos por cuenta de otros. Tu sistema les envía los datos y ellos se encargan de generar, firmar, enviar y custodiar.

A favor: se integra con tu sistema, así que facturar es parte del flujo normal de la venta. Ellos se encargan de mantenerse al día con los cambios técnicos de la DIAN, que no son pocos.

En contra: tiene costo, normalmente por paquetes de documentos o por mensualidad. Y dependes de que su servicio esté disponible.

Para quién sirve: la mayoría de los negocios con volumen. Es el punto de equilibrio entre costo y esfuerzo.

3. Software propio habilitado

Desarrollas tú mismo la integración: generas el XML, lo firmas, lo envías a la DIAN, manejas los rechazos y custodias los documentos.

A favor: control total, sin costo por documento y sin depender de un tercero.

En contra: es un desarrollo serio. Hay que superar el proceso de habilitación con la DIAN, mantener la integración al día con cada cambio técnico, gestionar los certificados digitales y construir el manejo de errores. No es un proyecto de un fin de semana.

Para quién sirve: empresas de software que van a facturar por cuenta de muchos negocios, o compañías con volumen muy alto.

Cómo decidir

| Si tu situación es... | Lo razonable es... | |---|---| | Emites pocas facturas al mes | Solución gratuita de la DIAN | | Emites decenas o cientos y ya tienes un sistema de ventas | Proveedor tecnológico integrado | | Tu software ya lo trae integrado | Usa lo que ya tienes | | Vas a facturar por cuenta de terceros | Software propio habilitado |

La pregunta que de verdad decide: ¿cuánto tiempo al mes vas a gastar digitando facturas en un portal aparte? Si la respuesta pasa de unas pocas horas, el costo de un proveedor ya salió más barato que tu tiempo.

Lo que casi nadie compara y debería

Si vas por un proveedor, pregunta esto antes de firmar:

• ¿Cómo cobran? ¿Por documento, por paquete o por mensualidad? ¿Qué pasa si te pasas del paquete?
• ¿Los documentos no usados se vencen?
• ¿Cuánto tiempo custodian los documentos? Hay obligación de conservación y conviene saber quién responde por ella.
• ¿Cómo se ven los rechazos? ¿Te llega el código crudo o algo entendible?
• ¿Qué pasa si su servicio se cae? ¿Hay cola de reintentos o pierdes la operación?
• Si me voy, ¿me llevo mis documentos? Esta es la más importante y la que menos se pregunta.

Nuestra situación, con transparencia

Estamos construyendo un portal de facturación electrónica DIAN sobre la API de Factus, como una sola pieza de infraestructura que cubra los documentos electrónicos que necesita una empresa.

Todavía no está terminado y no tiene fecha anunciada. Lo decimos aquí porque este artículo trata precisamente de cómo elegir, y sería incoherente escribirlo escondiendo dónde estamos nosotros.

Lo que sí podemos ofrecerte hoy es el conocimiento de la implementación, que es lo que hay en estas guías.

Preguntas frecuentes

¿La solución gratuita de la DIAN es peor? No es peor en cumplimiento: emite documentos igual de válidos. Es peor en integración, porque no habla con tu sistema de ventas.

¿Puedo cambiar de proveedor después? Sí. Tu numeración autorizada es tuya, no del proveedor. Lo que hay que verificar antes de firmar es cómo recuperas el histórico de documentos si te vas.

¿Necesito certificado digital? Depende de la modalidad. Con un proveedor, normalmente él aporta la infraestructura de firma. Con software propio, el certificado corre por tu cuenta y hay que renovarlo.

¿Qué pasa si mi proveedor deja de operar? Tienes que migrar a otro y habilitarlo. Por eso importa tanto poder llevarte tus documentos: es tu respaldo si esto ocurre.