Cómo facturar electrónicamente siendo persona natural

Hay una creencia muy extendida: que para facturar electrónicamente hay que tener una empresa constituida. No es cierto. Una persona natural con su cédula y su RUT puede emitir factura electrónica.

Esto aplica a quien tiene una tienda a su nombre, a profesionales independientes, a contratistas y a quien vende por redes sociales.

Lo que necesitas, en orden

1. RUT actualizado. Es el punto de partida y donde más gente se traba. Tu RUT debe tener inscritas la actividad económica que ejerces y las responsabilidades correspondientes. Si nunca lo has actualizado desde que lo sacaste, es muy probable que esté incompleto. Los códigos de responsabilidad aplicables son ⚠ verificar: códigos de responsabilidad del RUT asociados a facturación electrónica.

2. Firma electrónica de la DIAN. Se habilita en el portal, es gratuita y es lo que te permite hacer trámites en línea a tu nombre.

3. Habilitación como facturador electrónico. Se hace en el portal, indicando bajo qué modalidad vas a emitir.

4. Resolución de facturación. El rango de numeración autorizado. Lo explicamos en cómo sacar la resolución de facturación.

5. Con qué vas a emitir. La solución gratuita de la DIAN, un proveedor o un software que ya lo traiga. Lo comparamos en proveedor tecnológico o servicio gratuito.

Las dudas que más aparecen

"¿Me van a cobrar más impuestos por facturar?" Facturar no crea impuestos nuevos. Los impuestos dependen de tus ingresos y tu régimen, factures o no. Lo que sí hace la facturación electrónica es dejar tus ingresos registrados y visibles, y esa es exactamente la razón por la que a mucha gente le incomoda. Pero el impuesto que corresponde es el mismo con factura o sin ella; la diferencia está en el riesgo de no cumplir.

"¿Tengo que cobrar IVA?" Son cosas distintas. Ser responsable de IVA depende de tu actividad y tus ingresos, no de si facturas. Hay personas naturales que facturan sin ser responsables de IVA. Esto lo define tu RUT y te lo confirma tu contador.

"No sé nada de contabilidad." No necesitas saber. Necesitas el RUT en orden y un sistema que emita. La parte tributaria (declaraciones, régimen) sí conviene revisarla con un contador, aunque sea una consulta al año.

El camino corto si estás empezando

Si vas a emitir pocas facturas al mes:

1. Actualiza el RUT
2. Habilita tu firma electrónica
3. Habilítate como facturador y usa la solución gratuita de la DIAN
4. Solicita tu numeración

Cero costo. Cuando el volumen crezca y digitar en el portal se vuelva una carga, ahí evalúas un sistema integrado.

No compres software antes de tener el RUT en orden. Es el error de secuencia más común: la gente contrata primero y descubre después que no puede habilitarse porque le falta una responsabilidad en el RUT.

Preguntas frecuentes

¿Necesito cámara de comercio? Para facturar, no. El registro mercantil es una obligación aparte que depende de si ejerces actividad comercial, y son trámites distintos con entidades distintas.

¿Puedo facturar si soy asalariado y además vendo por mi cuenta? Sí. Son ingresos de naturaleza distinta y pueden coexistir. Tu declaración de renta los recoge por separado.

¿Vendo solo por Instagram, también me aplica? La obligación depende de la actividad, no del canal de venta. Lo desarrollamos en quiénes están obligados.

¿Cuánto cuesta todo esto? El RUT, la firma electrónica, la habilitación y la numeración son gratuitos. El único costo posible es el software, y si empiezas con la solución gratuita de la DIAN, tampoco.